В рамках всего одного дня используется несколько способов управления временем. Речь идее о том, что все задачи делятся на 3 категории: малозначительные, второстепенные и первоочередные. Как явствует из самого названия, первоочередные – это задачи, которые не терпят отлагательства.Второстепенные представляют собой задачи, требующие быстрого решения, хотя и ничего страшного не произойдет, если их решение, в крайнем случае, будет отложено на день-другой (впрочем, если тянуть именно с решением второстепенной задачи долго слишком, она может перейти в разряд, так называемых, первоочередных). Наконец, малозначительные задачи – это задачи, которые надо решить когда-нибудь (конечно, хорошо бы сегодня), но сроки вовсе не поджимают. И если нет времени сегодня, то можно их отложить на завтра, а также на послезавтра или вообще на начало уже следующего месяца.
Человек, который вдумчиво планирует свой день, успевает решить, как правило, все первоочередные задачи, у него зачастую хватает времени также и на то, чтобы со второстепенными разобраться, а если повезет, то и к тому же справиться и с задачами малозначительными. Если же человек расставить приоритеты не умеет, если в течение дня он просто хватается то за одно, то сразу за другое дело – времени не хватает катастрофически и самое главное дело нередко и остается как раз незавершенным.
Установление правильных приоритетов возможно нижеописанными способами. В частности, всем известный принцип Эйзенхауэра, который широко применяется на практике, предполагает непосредственно деление задач на четыре группы. Первая – срочные/важные. Их необходимо выполнять немедленно и самому. Вторая – срочные/неважные. Их несмотря на всю срочность, тем не менее, необходимо делегировать своим подчиненным, если решение их не требует каких-то специальных навыков и знаний. Именно в этом случае появляется опасность попасть под, так называемую "тиранию" срочных дел, что наблюдается часто на практике. Кажется, что противостоять сиюминутной притягательности задач этих невозможно, и в результате поглощают они всю нашу ценную энергию. Третья группа – несрочные/важные задачи. Необходимо их решать самому не допуская, ни в коем случае, чтобы становились они срочными. Группа четвертая – несрочные/неважные. Следует отметить, что от задач этой группы лучше отказаться вообще.
Если задача в течение дня не решена, она переносится в план уже вашего следующего дня. Если же дело какое-то кочует с одной страницы вашего ежедневника на другую, так и неоконченным оставаясь, – хорошенько подумайте, вообще нужно ли заниматься им. Если нужно, вы уверены, что правильно его приоритетность определили?
По ходу работы проверяйте список ваших дел и обязательно делайте умозаключения в конце дня. Завершенные дела рекомендуется отмечать буквой "V". А все те дела, которые отменены по какой-то причине – буквой "X" (также желательно вписать причину, по которой была отменена задача).
Если вы хотите действительно добиться успеха, то рекомендуем выполнить ряд правил. Во-первых, планирование вашего времени должно быть системным, регулярным и последовательным. Во-вторых, впадать в крайность планирования чрезмерного не стоит, а планировать лишь те задачи, с которым действительно можно справиться. Основное правило вашего планирования времени гласит: составлять план нужно лишь на определенную часть рабочего времени своего, например на 60%; а порядка 20% можно отложить на непредвиденный случай и еще 20% – на, скажем, спонтанное время (творчество, управленческая деятельность). В-третьих, важные условия эффективного планирования - составление в письменной форме планов, перенесение вопроса нерешенного, а также фиксация результатов, а не каких-либо действий, а также установление определенных временных рамок.
Комментариев нет:
Отправить комментарий