КАК СТАТЬ ПРОДУКТИВНЕЕ?

Кэмми Фэм – блоггер и digital-стратег в канадском Filemobile – делится своими знаниями о том, как можно стать лучше, взяв на вооружение науку

Возьмем предпринимателя, который постоянно работает. Одна лишь занятость не даст ему возможности соперничать с более обеспеченным конкурентом. Время – ограниченный товар. Бизнесмен может работать 24 часа в день и семь дней в неделю. Его или ее конкурент всегда может потратить больше денег, построить большую команду и тратить намного больше времени в таком же проекте. Тогда возникает вопрос: почему малые предприятия, делают то, что крупные корпорации не могут? Facebook купил Instagram за миллиард долларов, его основатель стал 13-м человеком в компании. Snapchat – молодой стартап с 30 работниками пошел другим путем. Компания отклонила предложение от технологических гигантов вроде Facebook и Google. Частично их успех объясняют удачей, остальное – эффективностью.
Есть большая разница между тем, чтобы быть занятым и быть продуктивным.

Вот семь вещей, рекомендуют прекратить делать, чтобы стать более продуктивным.

1. Перестаньте работать сверхурочно и увеличьте свою продуктивность

Чем больше вы работаете, тем менее эффективны становитесь в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

Вряд ли вы испытываете особенный оптимизм и радость после бессонной ночи. Скорее, вы чувствуете себя хуже, чем обычно. В перспективе это должно привести к плохому настроению –логичному последствию переутомления.

2. Не говори «да» слишком часто

Согласно принципу Парето, 20% усилий дает 80% результатов. С другой стороны, 20% результатов потребляет 80% усилий. Вместо того, чтобы работать больше, мы должны, прежде всего, сосредоточиться на тех усилиях, которые приводят к 80% результатов и отказаться от остальных.

У нас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на решении самых важных задач. Мы должны перестать делать вещи, которые приносят низкий или почти нулевой результат.

Таким образом, возникает вопрос: «На что вы должны ответить «да» и на что «нет»? Если вы не можете понять, что стоит вашего времени, рекомендую использовать простой тест: Отследите все, что вы делаете и оптимизируйте, если это возможно.

Большинство из нас сказали «да» чаще, чем мы должны, потому что это гораздо проще, чем сказать «нет». Никто не хочет быть плохим парнем.

3. Не делайте все сами и позвольте другим вам помогать

Потребители понимают, чего они хотят, лучше любого маркетолога. Знаете ли вы, что по данным компании Octoly, пользовательские видео на YouTube просматривают в 10 раз больше, чем созданные брендами? При поиске информации о конкретном бренде более половины американцев (51%) доверяют пользователям больше, чем веб-сайту компании (16%) или информации о ней в СМИ (14%).

Важно понимать, что мы можем обратиться за помощью, когда она нам нужна. Мы не можем делать все сами. Лучше обратиться к тому, кто может сделать работу лучше и возьмет на себя некоторые ваши задачи. Это даст вам дополнительное время, чтобы сосредоточиться на более важных делах. Вместо того чтобы тратить время, пытаясь сделать что-то самому, позвольте экспертам сделать все за вас.

4. Перестаньте быть перфекционистом

Несколько проблем, которые испытывают перфекционисты:
Они тратят на задание больше времени, чем надо.
Они откладывают на потом и ждут идеального момента.
Они пропускают самое важное, акцентируя слишком много внимания на мелочах.
Маркетологи часто ждут подходящего момента. При этом пропускают его.
Лучший момент – СЕЙЧАС.

5. Перестаньте выполнять повторяющиеся задания и автоматизируйте их

Согласно исследованию, которое провела компания Tethys Solutions, группа из пяти человек, которая тратила 3%, 20%, 25%, 30% и 70% времени на повторяющиеся задания, после двух месяцев улучшения их продуктивности уменьшали время соответственно до 3%, 10%, 15%, 15% и 10%

6. Хватит гадать. Принимайте решения, опираясь на факты

Есть очень много научных исследований, которые дают ответы на многие вопросы. Например, знаете ли вы, что большинство людей легче отвлекаются от дел с полудня до 4 вечера? Это статистика из последнего исследования Роберт Мэтчока – доцента психологии в университете Пенсильвании.

Даже если вы не можете найти нужную вам информацию, у вас не уйдет много времени на то, чтобы провести тест.

7. Прекратите работать, не оставляя ни на что больше времени

Большинство людей не осознают что они, по сути, закрываются «в футляр», когда на чем-то слишком сильно сфокусированы. Важно иногда уходить от своей работы и проводить время наедине с собой. Время, проведенное наедине с собой, хорошо влияет на состояние мозга и души.

Одно из исследований, проведенных в Гарварде, показывает, что у людей формируются более длительные и точные воспоминания, если доходят до чего-то наедине с собой.

Похожее исследование показывает, что немного одиночества может сделать человека более сочувствующим другим.
Нам важно выделять время для рефлексии. Часто мы находим решения, когда не ищем их.

33 способа повышения собственной продуктивности

1. Уничтожьте её. Самый эффективный способ справится с задачей — вычеркнуть её. Если её не обязательно делать, то снимите её с повестки дня.

2. Ежедневные цели. Без фокусировки легко отвлечься. Ставьте цели на каждый день заранее. Решите, что вы должны делать. А потом сделайте это.

3. Сначала — худшее. Чтобы победить промедление и откладывание на потом нужно научиться делать самые неприятные задания утром вместо того, чтобы откладывать их на другое время дня. Эта маленькая победа позволит провести очень продуктивный день.

4. Пик активности. Определите время, в которое вы работаете наиболее эффективно и запланируйте на него важные задачи. Над второстепенными задачами работайте не на пике активности.

5. Зона без взаимодействия. Разместите блоки времени для работы, требующей концентрации, друг за другом. Запланируйте простые задачи и задачи, выполняя которые можно отвлекаться в зоне взаимодействия, а важные задачи — в зоне без взаимодействия.

6. Мини километровые столбы. Когда вы приступаете к заданию, определите цель, которую должны достичь, прежде чем прекратить работать. Например, если вы работаете над книгой, вы можете решить не вставать до тех пор, пока не напишите хотя бы 1000 слов. Достигайте этой цели несмотря ни на что.

7. Ограничение времени. Отведите себе определенное время, например 30 минут, чтобы сдвинуть задачу с места. Не волнуйтесь о том, насколько далеко вы сможете зайти. Просто работайте в течение этого времени.

8. Группирование. Сгруппируйте аналогичные задания, такие как телефонные звонки или поручения в один блок и расправьтесь с ним за один заход.

9. Ранняя пташка. Вставайте рано утром, часов в 5 утра и сразу начинайте работать над самой важной задачей. Скорее всего, до 8 утра вы сделаете больше, чем большинство людей делает за день.

10. Уголок тишины. Возьмите ноутбук без доступа к интернету и WiFi и сходите туда, где можно работать до упада без риска того, что вас отвлекут, например, в библиотеку, в парк, в кофейню или на свой задний двор.

11. Темп. Обдуманно выберите нужный ритм и постарайтесь действовать чуть быстрее, чем обычно. Говорите быстрее. Ходите быстрее. Печатайте быстрее. Читайте быстрее. Приходите домой раньше.

12. Расслабление. Уменьшите свой стресс, создав расслабляющее и опрятное рабочее место.

13. Повестка дня. Выдавайте письменную повестку дня всем участникам совещаний. Это значительно увеличивает их внимание и эффективность. А еще её можно использовать для телефонных звонков.

14. Принцип Парето. Принцип Парето, или принцип 80-20, утверждает, что 20% усилий приносят 80% результата. Сфокусируйте энергию на этих важных 20% и не переусердствуйте на менее важных 80%.

15. Готовься-Целься-Пли. Победите промедление, начиная действовать сразу после того, как поставили себе цель, даже если действия не очень хорошо спланированы. План всегда можно подправить по ходу дела.

16. Решение за минуту. Как только вам покажется, что вы собрали всю информацию, необходимую для принятия решения, установите таймер и дайте себе ровно 60 секунд на то, чтобы его принять. В течение этой минуты можете колебаться и сомневаться в себе сколько угодно, но как только она закончится, нужно сделать выбор. Как только выбор сделан, нужно предпринять какие то действия в этом направлении.

17. Дэдлайн (крайний срок). Поставьте крайний срок завершения задания и используйте его как ориентир, чтобы не сбиться с пути.

18. Обещание. Расскажите людям о своих решениях, они помогут вам не отказаться от них в дальнейшем.

19. Пунктуальность. Во что бы то ни стало, приходите вовремя. А лучше пораньше.

20. Читайте во время пауз. Читайте во время пауз, например, когда вы ждете начала встречи, стоите в очереди или ждете, пока заварится кофе. Если вы мужчина, вы можете читать, когда бреетесь (желательно кончено чтобы это была электробритва). Вы сможете прочитать 365 статей за год.

21. Резонанс. Представьте, что вы уже достигли своей цели. Осуществите её в голове и вскоре вы осуществите её в жизни.

22. Блестящие призы. Дарите себе частые подарки за достижения. Посмотрите фильм, прочитайте книгу, сходите на профессиональный массаж или проведите день в парке развлечений.

23. Второй квадрант. Отличайте действительно важные задачи от просто сложных. Найдите время для работы над критическими задачами из квадранта 2, которые часто бывают важными и редко срочными, например физические упражнения, написание книги или поиск спутника жизни.

24. Непрерывность. В конце рабочего дня определите задачу, над которой вы начнете работать на следующий день, подготовьте материалы заранее. На следующий день начните работать над задачей немедленно.

25. Разделяй и властвуй. Разбейте сложные проекты на мелкие и конкретные задания. Сфокусируйтесь на одном из этих заданий.

26. Однозадачность. Как только вы начали выполнять задание, работайте над ним, пока не завершите его на 100%. Не переключайтесь между заданиями на середине. Когда что-то отвлечет вас, просто запишите это, для того, чтобы разобраться позже — когда закончите.

Как увеличить продуктивность работы на дому

Многим предпринимателям не нужен офис, и они работают дома. Работа на дому обладает как достоинствами, так и недостатками. В этой статье приведены несколько простых рекомендаций, которые сделают работу на дому проще и продуктивней.

Создайте границы

Всегда есть какие-то домашние дела: помыть посуду, убраться или приготовить еду. Вам может захотеться сделать небольшой перерыв и провести время со своими детьми или посмотреть телевизор. В тот момент, когда вы делаете себе бутерброд, которые вам не сильно нужен, вы даете конкурентам возможность вырваться вперед.

Самая сложная граница — это граница от семьи. Не нужно отвлекаться на неё во время работы. В этом поможет как договоренности, так и физические разграничители, такие как запертая дверь. Семье нужно объяснить, что не смотря на то, что вы находитесь дома все время, вас нельзя попросить сходить в магазин. Спокойно и вежливо напоминайте им, что вас не нужно беспокоить, когда вы работаете.

10 способов сделать свой день максимально продуктивным

Читайте советы президента и CEO Red Hat, которые помогут вам извлечь максимум из своего рабочего времени и повысить персональную продуктивность:

Независимо от того, чем вы занимаетесь, есть одно отличительное свойство дня, одинаковое для всех людей: в нашем распоряжении 24 часа.

1. Каждое воскресенье вечером намечайте план на неделю

Воскресными вечерами я сажусь за составление списка ключевых задач на каждый месяц и на текущий год. Эти цели и задачи заполняют каждую неделю, помогают мне придерживаться правильного пути и поддерживать все на должном уровне. Возможно, долгосрочные цели и не требуют неотложных шагов для их достижения, но они, безусловно, важны. Если не проявлять осторожность в данном вопросе, «важные» цели легко могут быть оттеснены «срочными». Затем я проверяю свой график и список дел на неделю. Я знаю, какое время занято под встречи и т.д. После этого я планирую те задачи, которые должен выполнить, и заношу их в мой список дел.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае вы пустите все на самотек… и срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно.

Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно

2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач

Каждый из нас вносит в свой график расписание встреч и совещаний. Пойдите еще дальше и выделите время для выполнения конкретных задач. Например, занесите в список дел «составить новое предложение», или «создать презентацию», или «рассмотреть и утвердить рекламные материалы».

Выделите время для выполнения конкретных задач. Если вы не будете заранее выделять время под выполнение этих задач, они будут откладываться на потом и отставать по срокам. Или вам придется постоянно прерываться на другие дела. Или вы потеряете концентрацию и упустите их из виду. И по-настоящему важные дела останутся несделанными.

3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым

Я часто создавал список дел, но не выделял нужное количество времени на выполнение каждой задачи. Чем это обернулось? В моем списке всегда было больше дел, чем я физически мог сделать, что превращало его в список пожеланий. Если у вас запланировано на сегодня шесть часов совещаний и множество задач, на выполнение которых уйдет в сумме восемь часов, то эти задачи так и останутся стоять в листе ожидания.

Реалистичное распределение задач заставляет вас расставлять приоритеты. (Лично мне нравится органайзер Toodledo, но существует множество других инструментов, которые можно использовать для планирования своей работы.) Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря. Когда вы знаете, что решение данной задачи занимает не более 30 минут, вы будете работать более интенсивно и не обращать внимания на отвлекающие факторы.
Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря.

4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей. На решение большинства вопросов уйдет не более 30 минут. Многие из них можно обсудить в течение 15 минут — особенно если каждый, кто приглашен на совещание, осведомлен о том, что встреча будет продолжаться лишь 15 минут.

Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей.

Не становитесь рабом инструментов планирования с заданными по умолчанию параметрами. Назначайте часовое совещание, только если вы абсолютно уверены в том, что вам это нужно.

5. Скажите нет многозадачности

10 советов для повышения продуктивности

1. Записывайте все дела. Не пытайтесь держать всё в голове. Изливайте их на бумагу или в программу-планировщик. Чем меньше в нашем сознании мыслей о невыполненных делах, тем больше мы способны фокусироваться на текущей задаче, и тем качественнее мы можем её выполнить.

2. Делайте сначала самое важное. Вроде бы просто. Но на практике получается, что мы часто заняты не самыми важными делами, откладывая важные дела "на потом". Возьмите за правило: сначала то, что продвигает Вас к целям, а потом все остальное.

3. Составляйте план на день с вечера. Не откладывайте планирование на утро или на "само собой"! Очень простой совет, но действительно помогает не увязнуть в неважных делах, сосредоточиться на главном и правильно расставить приоритеты.

4. Стремитесь к однозадачности. Не пытайтесь сделать всё и сразу. Выберите задачу, уберите отвлекающие факторы (телевизор, телефон, интернет, чаек-кофе-перекур через каждые 5 минут) и просто делайте.

5. Вставайте рано. Древний, как мир, совет, который позволяет миллионам людей по всему миру успевать много каждый день. Соответственно, при большом объеме работы, ложитесь спать не в тот же день, когда нужно просыпаться.

6. Занимайтесь спортом или хотя бы зарядкой. Это поможет держать тело в нужной форме, а значит разум и дух также будут работать эффективнее. Да и чувствовать вы себя будете намного лучше. Зарядка не требует никаких спец. тренажеров, кроме одного, самого важного - силы воли.

7. Исключите «не дела» из списка дел. Пусть в Вашем плане будет только то, что можно взять и сделать, без того, чтобы хвататься за сердце, нервно отсчитывать капли валерьянки и пускаться в размышления о смысле Вселенной. Например, «запустить новый проект» - это не дело. Дела - это конкретные действия.

10 законов продуктивности

Постоянно наблюдая за креативными и успешными личностями, которые с завидной последовательностью реализуют свои идеи, можно выделить 10 законов продуктивности. Взяв на вооружение эти принципы, вы научитесь легко переходить от слов к делу и от идеи — к ее реализации.

1. Перестаньте сомневаться
Этап рассуждений, мечтаний и планирования не должен занимать слишком много времени, иначе вы можете просто перегореть или так никогда и не решиться сделать первый шаг. Переходить к действиям нужно как можно раньше. Сами по себе действия (создания физического прототипа продукта или воплощение идеи) помогает получить отдачу и позволяет продолжить совершенствование идеи, чтобы двигаться дальше. Поэтому меньше мечтайте и больше действуйте!

2. Начинайте с малого
Когда идея существует только в нашем воображении — нам свойственно рассуждать глобальными и часто совершенно невыполнимыми категориям. Такое масштабное мышление приводит к созданию дополнительных препятствий на пути от идей до воплощения. Поэтому все грандиозные замыслы следует сводить к четким и коротким планам, которые можно воплотить. Вы можете смоделировать небоскреб в миниатюре или схематически изобразить на бумаге работу нового приложения для iPhone.

3. Создавайте прототипы
Попытки и провалы — это основная часть жизни любой креативной человека. Если вы делаете что-то впервые — провал вам почти гарантирован. Поэтому стоит приложить все усилия, чтобы «провалиться» как можно скорее и с приобретенным опытом двинуться дальше к успеху. Создание прототипов и итерация — это ключ к успешному преобразованию посредственной идеи в продукт, который способен изменить мир. А еще очень важно спокойно относиться к провалам, воспринимая их частью «пути наверх».

4. Ставьте перед проектом простые цели и чаще возвращайтесь к ним
Работая над проектом в течение длительного времени, мы генерируем много новых идей, а это может привести к постепенному размыванию основных целей. Эта коварная привычка может стать причиной того, что вы вообще не сможете закончить проект. Поэтому нужно время от времени проверять, ваш проект все еще отвечает простым целям, поставленным изначально, и не слишком ли большую ношу вы пытаетесь на себя взять.

5. Работайте над проектом каждый день
Для того чтобы довести до окончания большой и сложный проект, нужно постоянно поддерживать силу, которая помогает вам двигаться. Это как в беге: при ежедневных тренировках нагрузка дается вам все легче и легче. Важно не то, как много вы работаете, а то, как часто вы это делаете.

6. Соблюдайте режим
Этот закон является логическим продолжением предыдущего. Многим может показаться что режим — это скучно и не способствует вдохновению. Но на самом деле все с точностью до наоборот. Именно определено расписание помогает лучше понять, чем вы занимаетесь и даже неожиданно найти решение сложного вопроса.

7. Разбивайте большие долгосрочные проекты на части или фазы
Благодаря такому подходу проект не только кажется более реальным для воплощения, но и в течение всего проекта вы чувствуете, как приближаетесь к окончанию и лучше понимаете, что уже сделали, а только должны сделать.

8. Откажитесь от лишних совещаний
Ничто так не убивает продуктивность, как совещания и собрания. Если случилось так, что вам необходимо провести встречу или совещание (а это должно случаться в действительно исключительных случаях), убедитесь, что все участники понимают, что и почему они должны делать.

9. Научитесь говорить «нет»
Иногда вам нужно отказаться от реализации хорошего и интересного проекта для того, чтобы воплотить в жизнь гениальный проект. Помните, что на все вас просто не хватит.

10. Помните о том, что правила созданы для того, чтобы их нарушать
Все приведенные выше законы следует воплощать только в при условии, что они действительно работают в вашем случае. Но не нужно превращать их в догму. Не бойтесь нарушить любое из правил!

6 ОШИБОК МЫШЛЕНИЯ, МЕШАЮЩИХ ПРОДУКТИВНО РАБОТАТЬ

Ментальные ловушки, описанные психологом Андре Кукла, — это накатанные и привычные пути, по которым мучительно и безрезультатно движется наша мысль, сжигая невероятные объёмы времени, высасывая энергию и не создавая никаких ценностей ни для нас самих, ни для кого бы то ни было. Мы попадаем в них автоматически, не принимая никаких сознательных решений. Чтобы избавиться от них, прежде всего необходимо научиться их распознавать.